Brieven En E-Mails

Beste brief- en e-mailbegroetingen en groeten

Zakenvrouw werken aan balie In Office

••• Prathan Chorruangsak / EyeEm / Getty Images



InhoudsopgaveUitbreidenInhoudsopgave

Een brief op de juiste toon beginnen is belangrijk in formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie, zoals een begeleidende brief of een bedankbriefje . Daarom is de begroeting die u in deze correspondentie gebruikt van belang.

Maak uzelf vertrouwd met veelvoorkomende begroetingen om u te helpen het juiste niveau van vertrouwdheid en respect over te brengen in elke professionele situatie.

Algemene richtlijnen voor het kiezen van aanhef

De aanhef is de begroeting aan het begin van een brief of e-mailbericht. Aangezien de aanhef het eerste is dat een recruiter, personeelsmanager of een andere zakelijke contactpersoon ziet, is het belangrijk dat de begroeting een toon zet die door de ontvanger als passend wordt geïnterpreteerd.

Geschiktheid hangt af van:

  • Hoe goed ken je de ontvanger
  • Of u nu een geschreven of gedrukte brief of een e-mail stuurt
  • Het type brief dat je verstuurt

Over het algemeen geldt: hoe beter u de persoon kent en hoe informeler de correspondentie, hoe minder formeel de aanhef die u kunt gebruiken.

Begroetingen in e-mails zijn doorgaans minder formeel dan die in geschreven of gedrukte brieven.

Aanhef formele brieven

Groeten (of Goedemorgen, Goedemiddag): Beschouw deze opties als een iets formelere versie van 'Hallo' en 'Hallo'. Ze zijn geschikt voor formele geschreven of gedrukte brieven en e-mails aan mensen die u niet kent (of slechts af en toe kent). Overweeg ze bijvoorbeeld te gebruiken bij het versturen van een nieuwsbrief naar een andere afdeling.

Beste: Deze aanhef is geschikt voor de meeste soorten formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie. U kunt het gebruiken, of u de persoon nu kent of niet en of de ontvanger van de brief een leidinggevende of een zakelijke kennis is. 'Geachte' wordt vaak gebruikt in begeleidende brieven, vervolgbrieven en ontslagbrieven aan werkgevers. Werkgevers gebruiken het ook in acceptatie- en afwijzingsbrieven aan sollicitanten.

Voor wie het aangaat: Dit wordt gebruikt in formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie wanneer u de specifieke persoon aan wie u schrijft niet kunt kennen. Je zou kunnen gebruiken ' Voor wie het aangaat ' wanneer een onderzoek instellen over een baan waarop u wilt solliciteren of bij het solliciteren naar een baan, maar u kent de naam niet van de persoon die de zoektocht naar kandidaten leidt.

Informele briefgroeten

Hallo: Hoewel het een universele begroeting is, is 'Hallo' over het algemeen alleen geschikt in e-mailcorrespondentie. Ook daar mag je het alleen gebruiken in informele correspondentie met mensen met wie je al een professionele relatie hebt opgebouwd (bijvoorbeeld een waarderingsbrief aan een leidinggevende).

Hoi: Deze informele variant is alleen geschikt in de meest informele e-mailcorrespondentie met mensen die u goed kent. Overweeg bijvoorbeeld om het te gebruiken in een bedankbriefje aan een naaste collega.

Probeer de naam te vinden van iemand die specifiek is in de afdeling waarmee u contact wilt opnemen. (Probeer een bedrijfswebsite of LinkedIn te gebruiken om een ​​specifiek contact te vinden.) Het gebruik van de naam van de persoon geeft een persoonlijk tintje aan het bericht.

Een aanhef volgen?

Na de openingsterm die aangeeft dat u bekend bent met de persoon (zoals 'Geachte'), vermeldt u de eretitel en naam van de ontvanger (zoals 'Mrs. Hudson' of 'Doctor Zhivago'), een naam (eerste of eerste en laatste, zoals 'Abby' of 'Peter Parker'), of een algemene titel ('Sir' of 'Madam'), afhankelijk van uw relatie met de ontvanger.

Als je de persoon goed kent

Als u de persoon goed genoeg kent om bij de voornaam te worden genoemd (bijvoorbeeld een huidige collega of supervisor), volgt u de aanhef alleen met hun voornaam.

Wanneer je de persoon niet kent

Als u de persoon niet goed kent, gebruik dan de heer/mevrouw. Achternaam, of Dhr./Mevr. Voornaam Achternaam. Als uw contactpersoon een genderneutrale naam heeft (zoals Taylor Brown) en u niet zeker weet of u een vrouw of een man aanspreekt, volg dan de openingsterm met de volledige naam van de persoon ('Dear Taylor Brown').

Voor een potentiële werkgever

Gebruik voor een potentiële werkgever of supervisor altijd de heer of mevrouw (mevrouw of mevrouw zijn alleen geschikt als u weet of de vrouw getrouwd of ongehuwd is), tenzij u specifiek is gevraagd om de voornaam van de persoon te gebruiken.

Algemene groeten

De begroetingen 'Geachte heer of mevrouw' of 'Aan wie het aangaat' kunnen door sommigen als achterhaald worden opgevat, maar het is beter om conservatistisch te zijn bij het behandelen van correspondentie binnen zakelijke relaties. Het kan over het algemeen geen kwaad om overdreven formeel te zijn, terwijl je professionaliteit in twijfel kan worden getrokken als je kiest voor een informele begroeting.

Aanspreken op geslacht

U kunt de juiste geslachtstitel gebruiken (zoals 'Meneer' of 'Mevrouw') als u het geslacht van de persoon weet, maar niet de naam. Hoewel u uw brieven altijd zo specifiek mogelijk moet adresseren, kunt u, als u het geslacht van de persoon niet kunt achterhalen, hun voor- en achternaam gebruiken: Beste Rory Smythe. Gebruik 'Geachte heer of mevrouw' als laatste redmiddel.

Meerdere mensen aanspreken

Bij het aanspreken van meerdere personen zijn bovenstaande begroetingen en begroetingen nog steeds van toepassing. U moet echter de namen van alle ontvangers opnemen als er drie of minder namen zijn.

U kunt 'Hoi, Rick en Jen' of 'Beste Mary, Bob en Sue' schrijven. Maar als er meer dan drie namen zijn of als u de voorkeur geeft aan een groepsbegroeting, gebruik dan 'All' of 'Team' achter de naam ('Hoi, All' of 'Dear Team').

Interpunctie groeten

Aan het einde van de begroeting moet u een komma of een dubbele punt toevoegen. Al het volgende is bijvoorbeeld acceptabel:

  • Geachte mevrouw Brown:
  • Geachte mevrouw Bruin,
  • Lieve Sarah:
  • Lieve Sarah,

Dat gezegd hebbende, de dubbele punt is de meer formele optie, waardoor deze geschikt is voor zowel schriftelijke als e-mailcorrespondentie. Daarentegen is de komma een iets informelere keuze, waardoor hij meer geschikt is voor e-mails of terloops geschreven of gedrukte brieven.

De balans/Melissa Ling

Wanneer overschakelen naar minder formele begroetingen?

Houd er rekening mee dat bepaalde openingstermen die een professionele toon in uw eerste correspondentie overbrengen, een stijve toon kunnen overbrengen als ze in volgende berichten worden gebruikt, op welk punt u de persoon beter zult kennen.

Overweeg om formele termen zoals 'Geachte' of 'Groeten' te reserveren voor het eerste aanspreekpunt en vervolgens over te schakelen naar meer bekende begroetingen en begroetingen (zoals nogmaals Hallo) in volgende e-mails.

Verander ook de begroetingen naarmate uw relatie met een zakelijk contact dieper wordt. Zodra een potentiële werkgever bijvoorbeeld supervisor wordt, kunt u overstappen van 'Geachte' naar 'Hallo'. En als uw contactpersoon zich afmeldt met hun voornaam en u met uw voornaam aanspreekt, kunt u dit beantwoorden.

Effectieve brieven maken

Een begroeting is een belangrijk onderdeel van formele correspondentie die de ontvanger naar zich toe trekt en een professionele toon zet. Er is echter meer te leren over het schrijven van zakelijke brieven die verder gaan dan de aanhef die u kunt gebruiken.

Door uw algemene schrijfvaardigheid voor zakelijke brieven te verbeteren, kunt u een overtuigende inhoud van de brief maken, zodat u dat interview kunt krijgen, een passende bedankbrief kunt sturen en uiteindelijk zakelijke contacten kunt winnen. Verwijzend naar voorbeelden van zakelijke brieven kan u helpen bij het evalueren en perfectioneren van uw vaardigheden voor het schrijven van brieven.

De aanhef zet de toon. Kies een geschikte op basis van de manier van communiceren, hoe goed u de ontvanger kent en wat voor soort brief u verzendt.

Gebruik indien mogelijk de naam van de persoon. Als u er niet achter kunt komen wat het is, is 'To Whom It May Concern' of 'Dear Sir or Madam' van toepassing.

Na verloop van tijd kunnen begroetingen minder formeel worden. Als u met iemand correspondeert, kan 'Geachte heer Smith' verschuiven naar 'Hallo, Bob'. Volg de leiding van de persoon met wie u communiceert. Bij twijfel is het beter om de fout te maken door te formeel te zijn in plaats van te informeel.

Artikelbronnen

  1. Cambridge woordenboek. ' Begroeting .' Geraadpleegd op 22 mei 2020.